La contabilidad que exige la Agencia Tributaria a los empresarios y profesionales autónomos en el régimen de estimación directa simplificada o normal no
pasa de ser un mero instrumento para la confección de los impuestos a
los que este colectivo debe enfrentarse trimestralmente.
Los ingresos: facturas emitidas
Los ingresos es quizá la parte más fácil de la contabilidad. El autónomo debe llevar un libro de registro de las facturas emitidas
como resultado del desarrollo de su actividad. Dicho libro no es más
que un listado de todas las facturas emitidas, por orden cronológico, y
en el que se refleja la siguiente información:
- número de factura
- fecha de emisión
- destinatario de la factura
- base imponible
- tipo de IVA (4%, 10% ó 21%)
- importe del IVA
- retención de IRPF (si por el tipo de facturación debe realizarse retención en las facturas emitidas).
Los gastos: facturas recibidas, bienes de inversión y otros gastos
El
autónomo tiene que controlar todos aquellos gastos necesarios para la
obtención de los ingresos, ya que solamente mediante un buen control de ingresos y gastos
sabremos en todo momento si el negocio genera beneficios o pérdidas.
Antes
de entrar en profundidad en cómo deben clasificarse y contabilizarse
estos gastos debemos realizar una apreciación importante, para que un
gasto pueda ser considerado como deducible fiscalmente debe cumplir dos
requisitos:
- estar afecto a la actividad (es decir, producirse debido al desarrollo de la actividad)
- ser necesario para la misma.
Entrando
más en detalle en el análisis de los gastos debemos remarcar que para la
contabilización de los mismos deberemos llevar tres libros de registros
diferentes:
- el libro de registro de facturas recibidas
- el libro de registro de bienes de inversión
- el libro de registro de gastos
Libro de registro de Facturas Recibidas
Se trata de un simple listado en el que deben contabilizarse todas
aquellas facturas que el autónomo recibe, y que reflejan compras tanto
de bienes como de servicios obtenidos por el autónomo para el desarrollo
de su actividad.
En este libro registro, las facturas
se consignarán con su número de factura, la fecha de expedición (o fecha
en que se emitió la factura), el nombre y apellidos o razón social del
emisor, su Número de Identificación Fiscal (NIF), la base imponible, el
tipo impositivo aplicable del IVA, la cuota tributaria (importe del IVA)
y en caso de que corresponda, la retención correspondiente.
Libro de registro de Bienes de Inversión
Llamamos
bienes de inversión a aquellos bienes que ha comprado el autónomo y que
por su naturaleza y coste la Agencia Tributaria considera que no se van
a consumir durante el ejercicio, y por lo tanto, no permite
contabilizarlos directamente como un gasto único sino que obliga al
autónomo a contabilizarlo distribuyendo su importe proporcionalmente a
lo largo de varios trimestre o años.
Se trata en esencia de un
libro registro muy parecido al de las facturas recibidas, pero en el que
sólo se deben contabilizar los bienes adquiridos cuyo importe sea
superior a 600€ (de base imponible).
Un buen ejemplo de bien de
inversión sería la compra de un ordenador que tuviese un coste de 800€
pero no lo sería la compra de un portátil que costase solamente 500€.
La
Agencia Triburaria tiene clasificados los bienes de inversión según su
tipo y para cada tipo define los plazos de amortización mínimos y
máximos que el autónomo puede aplicar. Así pues, la amortización de
bienes en al categoría de Sistemas de Información, como los ordenadores,
deben amortizarse proporcionalmente entre 3.85 y 10 trimestres, según
interese al propio autónomo.
Mientras la actividad del autónomo
genere los suficientes ingresos, interesa amortizar los bienes en el
periodo de tiempo más corto que permita la Agencia Tributaria para pagar
así el mínimo de impuestos posible.
Libro de registro de Gastos
Se
trata del tercer y último de los libros de registro que tiene que
llevar al autónomo y a menudo genera cierta confusión debido a su
nombre, que es poco preciso. Tanto las facturas recibidas como los
bienes de inversión son también gastos para el autónomo y no deben
contabilizarse en este libro de registro, de ahí la confusión.
En
este libro se deben contabilizar los gastos para los cuales no se tenga
una factura, pero sí un comprobante de pago en forma de ticket o de
recibo del banco.
Un ejemplo de este tipo de gasto es el pago de
la cuota de autónomos a la Seguridad Social. Dicho pago se trata de un
gasto necesario para el desarrollo de la actividad de cualquier autónomo
pero debe contabilizarse utilizando el recibo del banco como
justificante del mismo al no disponer de una factura.
Otro ejemplo
muy común es el ticket de la papelería por la compra de material de
oficina (si es que no nos generan factura), el ticket del taxi por la
visita a un cliente o el ticket por una comida de empresa.
Es
importante remarcar que aunque la Agencia Tributaria nos permite
desgravar todos esos tickets deberemos intentar no abusar de ellos ya
que no siempre es fácil demostrar su afección a la actividad.
Por
último, puede suceder que de la compra de un mismo bien o servicio
tengamos tanto un ticket de caja como una factura, en tal caso solamente
podremos contabilizar unos de los dos siendo siempre más provechoso
contabilizar la factura, ya que nos permitirá desgravar también el IVA
asociado al gasto.
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